La aplicación permite al gestor diseñar un sistema documental completo y publicarlo en el portal web para que pueda ser accesible a los consultantes.
Cada sistema documental se compone de tres elementos principales: documentos, perfiles y consultantes. Se explican a continuación:
El documento es la unidad básica del sistema documental. Puedes crear los que necesites y, además, puedes agruparlos por categorías para conseguir una mayor claridad y organización. A su vez, cada documento tiene tres partes diferenciadas: contenido, revisión y distribución.
Para configurar el contenido de cada documento debes utilizar los bloques de contenido que ofrece la aplicación: capítulo, párrafo, imagen, lista y separador. Puedes utilizar cada uno de estos bloques como consideres: insertarlos, desplazarlos, combinarlos, eliminarlos, modificar su contenido, etc. También puedes insertar enlaces para crear un sistema documental más interactivo y enfatizar el contenido mediante negritas y cursivas.
Mediante los estilos puedes configurar el aspecto de los documentos, tanto en la aplicación de gestión como en el portal web. Puedes configurar distintas partes de cada uno de ellos, tales como títulos de documento o capítulo, contenido, pie de imágenes, enlaces, color de fondo, separadores, etc.
También es posible definir el estilo de la página índice que verán los consultantes al entrar en el portal y desde la que podrán elegir el documento a consultar.
A cada documento se puede agregar una serie de datos que permite mantener el control sobre las revisiones del mismo. Estos datos son: número de revisión, fecha, autor, comentario y estado. Éste último permite indicar si el documento está vigente u obsoleto; ten en cuenta que un documento marcado como obsoleto no se publicará.
Para cada documento debes indicar qué perfiles podrán acceder a él. De esto depende qué personas (consultantes) podrán ver el documento en el portal web y qué personas no. Es posible indicar que un documento es accesible para todos los consultantes.
Además de poder crear tus propios documentos, la plataforma permite agregar PDF´s al sistema documental para que sean compartidos con los consultantes. A efectos prácticos, es un documento igual que el resto y contará con su propia información de revisión y de distribución.
Los perfiles se utilizan para asignar la distribución de los documentos. Para que un documento sea accesible debes indicar qué perfiles pueden acceder a él. Por ejemplo, los perfiles se pueden corresponder con los diferentes puestos dentro de una empresa o, en el ámbito educativo, con distintos cursos o grupos de alumnos.
Una vez hayas creado los perfiles que necesites ya puedes indicar cuáles de ellos accederán a cada uno de los documentos. Posteriormente, a cada consultante se le asignara uno o varios perfiles.
Los consultantes son las personas que accederán al sistema documental. A cada uno de ellos debes asignarle uno o varios perfiles, lo que determinará qué documentos podrá consultar.
Además, para cada consultante, debes indicar una dirección de correo electrónico y generarle una contraseña; accederá al portal mediante esos datos.
Por último, puedes indicar que un consultante es "superconsultante"; esto quiere decir que podrá acceder a todos los documentos del sistema, independientemente de su perfil.
Una vez el sistema está configurado, hay que publicarlo para que sea accesible a los consultantes y difundirlo para que éstos sepan de su existencia.