Para empezar a crear tu sistema documental, a continuación se muestran los pasos a seguir:
Crea todos los documentos que necesites para conformar tu sistema documental. Los documentos pueden ser creados mediante el editor de documentos o también puedes importar pdf´s.
Define los perfiles que necesites. En una empresa, por ejemplo, los perfiles se podrían corresponder con los puestos de trabajo de la misma; en el ámbito educativo, los perfiles podrían ser distintos cursos o grupos de alumnos.
La distribución de los documentos dependerá de los perfiles asignados a cada uno de ellos, por lo que tendrás que indicar para cada documento qué perfiles pueden consultarlo.
Registra todos los consultantes que podrán acceder al sistema documental. Asigna a cada uno de ellos un perfil (o perfiles) para determinar a qué documentos podrá acceder.
Dale personalidad al portal web dónde los consultantes verán el sistema documental mediante los estilos. Puedes utilizar los colores corporativos de tu empresa o los que consideres y conseguir una apariencia característica que los consultantes reconozcan.
Es el momento de subir a la "nube" tu sistema documental y hacer que esté disponible para todos los consultantes. Configura la bienvenida que verán cuando accedan al sistema.
Da a conocer el sistema documental a todos los consultantes. Recibirán un email en el que se les invitará a acceder al sistema.